1. Dê importância a todos os detalhes

A primeira coisa que você deve saber é dar importância a todos os detalhes. Por mais que seu prazo seja bastante apertado, nem pense em ignorar alguns detalhes na hora de se planejar. Lembre que qualquer descuido pode ser crucial para o sucesso do seu evento. Dependendo da gravidade do seu erro, é possível que o evento vire um grande fracasso, que poderia ser evitado com um pouco mais de atenção.

2. Organize-se com planilhas de planejamento financeiro

Claro que não tem condições de obter êxito no fim de um evento ao fechar as contas se você não começar com o pé direito. Isso quer dizer que, desde o princípio, é necessário estar bem organizado com tudo o que diz respeito aos valores que precisarão ser pagos para garantir que o evento em questão aconteça como você deseja.

Não se esqueça de que a criação de planilhas de planejamento financeiro é uma das melhores opções para quem quer se organizar antes, durante e após um evento. Desse jeito, fica muito mais fácil controlar as despesas, diminuindo suas chances de ultrapassar o orçamento disponível para a realização de cada evento.

3. Contrate uma equipe capacitada

É óbvio que ninguém consegue produzir um evento sozinho. Sendo assim, o seu sucesso vai depender do esforço da equipe contratada para te auxiliar a colocar seus planos em prática. Ao escolher uma equipe capacitada, a probabilidade de ter prejuízo será muito menor, pois cada profissional deve estar preparado para agir da maneira mais econômica possível. Como em qualquer trabalho em grupo, o erro de um integrante pode prejudicar o resultado final da sua produção de eventos. Portanto, certifique-se de que sua equipe seja bem qualificada e esteja em sintonia.

O ideal é que os responsáveis pela organização financeira tenham experiência em administração de eventos, o que vai proporcionar mais oportunidades de tomar decisões certeiras e não deixar que escolhas desnecessárias façam parte da sua lista de gastos. Por isso, é fundamental conferir o trabalho anterior das pessoas que você tem a intenção de chamar para a sua equipe, visto que não é nada aconselhável arriscar o futuro do seu trabalho contratando quem não tem a menor noção de como atuar.

4. Fique de olho na demanda

Outra aspecto que você precisa considerar com muita atenção é a demanda do evento em questão. Uma vez que pessoas satisfeitas tendem a elogiar os organizadores de eventos que deram certo, é imprescindível fazer o que estiver ao seu alcance para que a demanda do seu público-alvo seja atendida.

Se você não se empenhar para atender à demanda de cada evento, dificilmente você conseguirá comentários positivos e até novas chances de patrocínio. O mesmo vale para a possibilidade de que o público insatisfeito vá a outros eventos produzidos por você, pois isso será menos provável caso haja um descuido com a demanda do seu público.

5. Monitoramento do apelo das atrações

É comum reservar uma parte do orçamento para o pagamento de algumas atrações, como apresentações musicais. Porém, o tiro pode sair pela culatra se você não fizer um monitoramento do apelo de cada atração visada para o evento. Por exemplo: uma banda que não tem feito tanto sucesso pode ser sinônimo de poucos ingressos, assim como um cantor que está com a reputação afetada por atitudes negativas.

6. Escolha a data e o horário com cuidado

No momento de definir onde será o evento e o horário em que ele ocorrerá, você deve ter bastante cuidado com essa escolha, afinal, se a data já estiver cheia de outros eventos marcados, você corre o risco de ver seu público não comparecendo ao seu evento e indo direto para os concorrentes. O mesmo pode ser dito sobre o horário, pois cada tipo de evento requer um horário específico para acontecer. Um show destinado ao público infanto-juvenil, por exemplo, não fará sucesso se ocorrer em um domingo à noite. Mais dicas de como escolher data e local para o seu evento.

7. Consiga as autorizações necessárias para o evento acontecer

Muitos produtores ficam no prejuízo porque o planejamento deles não inclui as autorizações necessárias para seus eventos acontecerem. Pensando nisso, lembre que é melhor se assegurar e evitar possíveis multas.

8. Defina o patrocínio mais adequado

Cada evento combina com um tipo de patrocínio. Portanto, analise bem as suas opções antes de fechar contrato com qualquer patrocinador. Ao escolher o patrocínio correto, você economizará mais e, consequentemente, não gastará o que não precisa com muitos detalhes.

Agora que você sabe como fugir do prejuízo, seus eventos não serão acompanhados de problemas financeiros e a sua satisfação ao terminar um trabalho será bem maior!
fonte: http://www.produzindoeventos.com.br/

1) Arrume um bom espaço para todos. Parece óbvio, mas quando procurar um espaço, pense que nele devem caber o bar, mesas e cadeiras, possíveis lounges, um monte de gente batendo papo e mais espaço livre para a pista. Não vou dar números da metragem ideal, pois tudo depende de quantas pessoas serão convidadas, não é?

2) Dj + Iluminação. Procure um bom profissional que, além de providenciar a música, também se encarregue de toda a iluminação do espaço. Normalmente esses profissionais já estão acostumados a trabalhar com tudo isso, fora projeção e tudo mais, mas sempre cheque com ele se tudo que você espera está incluso no pacote!

3) Iluminação adicional. Pense que, na maioria das vezes, sua balada será a noite, então todos os ambientes da festa devem estar apropriadamente iluminados. O Dj pode até cuidar da iluminação da pista, mas vale a pena pensar nas outras salas, se tiver, banheiros, entrada, etc.

4) Limpeza. É essencial ter pelo menos uma profissional durante o evento todo para limpar os vários copos que cairem no chão. Se forem de vidro então, nem se fale. Calcule o tamanho do seu espaço, tipo de festa mais número de participantes para ver quantas pessoas chamar. Pode ser desde sua diarista fazendo um bico, até grandes empresas que só trabalham com isso.

5) Bebidas. Planeje bem o seu bar e cuidado para não faltar! Caso queira vários drinks e caipirinhas na sua festa, o melhor é contra um serviço especializado, porém se cerveja, vodca e energético dão conta, alugue champanheiras cheias de gelo para as cervejas, e reserve um bom espaço para as bebidas, copos e guardanapos.